Chính Sách Bảo Mật Thông Tin Cá Nhân – HACHIKO Japan
AN TOÀN THÔNG TIN & BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN (APPI)

Chính Sách Bảo Mật Thông Tin Cá Nhân

Công ty Cổ phần Phát triển Dịch vụ Quốc tế Hachiko (sau đây gọi là “Chúng tôi”) bao gồm người đại diện pháp luật và toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật APPI và các tiêu chuẩn bảo mật hệ thống thông tin tại Nhật Bản.

Đơn Vị Quản Trị Dữ Liệu HACHIKO国際サービス発展株式会社 (Hachiko International Service Development Co., Ltd.)
Địa Chỉ Trụ Sở & Tiếp Nhận 〒170-0005 東京都豊島区南大塚１丁目６０−２０ 天翔大塚駅前ビルＳ３０８号室
Đầu Mối Liên Hệ Bảo Mật • Hotline Hỗ Trợ: 03-5319-8061 ｜ FAX: 03-5319-8062
• Bộ phận Giải pháp Hachiko Trust eKYC: trust@hachikoservice.com
• Email Bảo Mật & Khiếu Nại Dữ Liệu: support@hachikoservice.com
Phân Định Vai Trò Xử Lý Dữ Liệu Để đảm bảo tính minh bạch theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (APPI), chúng tôi phân định rõ ràng 2 cơ chế xử lý dữ liệu:
• 1. Chủ thể quản trị trực tiếp (Hệ sinh thái Hachiko Service): Áp dụng cho các dịch vụ viễn thông SIM, thiết kế phần mềm (Hachiko Software), nền tảng quản trị (Hachiko Platform) và tài khoản khách vãng lai tự phục vụ trên App Hachiko Trust.
• 2. Đơn vị nhận ủy thác kỹ thuật (Hachiko Trust eKYC B2B / Enterprise): Đối với các doanh nghiệp đối tác tích hợp API/Webhook để định danh khách hàng của họ, Hachiko đóng vai trò là đơn vị nhận ủy thác xử lý kỹ thuật (Sub-processor). Toàn bộ dữ liệu xác thực sau khi hoàn thành sẽ được mã hóa và truyền thẳng về máy chủ của doanh nghiệp đối tác; Hachiko tuân thủ nghiêm ngặt chính sách Zero-Retention (không lưu trữ vĩnh viễn).
Mục Đích Sử Dụng Thông Tin Chúng tôi cam kết chỉ thu thập và sử dụng dữ liệu trong phạm vi giới hạn cần thiết:
• Cung cấp, kích hoạt thuê bao viễn thông (Docomo, Au, SoftBank, Rakuten Mobile), giao phát thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật khách hàng.
• Thực hiện nghiệp vụ định danh điện tử eKYC: Giải mã chữ ký số công khai chip IC bảo mật của Thẻ Ngoại Kiều và Bằng Lái Xe theo chuẩn quốc tế ICAO 9303; đối chiếu sinh trắc học khuôn mặt sống (Face Liveness Detection 99.8%) chống giả mạo danh tính theo quy định của Luật Phòng chống chuyển tiền phi pháp và Luật Phòng chống lợi dụng điện thoại di động Nhật Bản.
• Quản trị hệ thống CRM đại lý, đối soát hoa hồng và vận hành cơ chế tích điểm thành viên Hachiko Platform.
• Tuyệt đối không sử dụng thông tin cá nhân ngoài các mục đích đã công bố nếu không có sự đồng thuận trước bằng văn bản của khách hàng.
Chính Sách Lưu Trữ: Khách Lẻ & Zero-Retention • Khách vãng lai / Cá nhân tự quét trên App: Dữ liệu giải mã từ chip NFC và ảnh sinh trắc học chỉ được hệ thống tạo lập tạm thời để cấp Báo cáo xác thực điện tử (có nhúng mã QR và mã băm SHA-256). Toàn bộ gói dữ liệu và file tạm thời chỉ có thời hạn hiệu lực đối chiếu trực tiếp trong vòng 15 phút. Sau 15 phút, hệ thống tự động chạy tác vụ dọn dẹp và xóa vĩnh viễn (Hard Delete) khỏi máy chủ.
• Khách hàng Doanh nghiệp (Enterprise B2B): Vận hành theo mô hình Zero-Retention. Dữ liệu sau khi giải mã và đối chiếu AI được mã hóa truyền thẳng về Server/CRM của đối tác qua Webhook, hệ thống Hachiko không lưu trữ thứ cấp bản ghi danh tính khách hàng.
Biện Pháp Quản Lý An Toàn Dữ Liệu (4 Cấp Độ) Tuân thủ các hướng dẫn của Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản (PPC), chúng tôi áp dụng 4 nhóm biện pháp an toàn toàn diện:
• 1. An toàn tổ chức: Ban hành quy chế bảo vệ dữ liệu nội bộ, thành lập bộ phận giám sát độc lập, quy trình ứng phó và báo cáo sự cố an ninh trong 24 giờ.
• 2. An toàn con người: Toàn bộ nhân viên, kỹ sư ký cam kết bảo mật thông tin (NDA), định kỳ tham gia đào tạo nghiệp vụ an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• 3. An toàn vật lý: Kiểm soát nghiêm ngặt quyền ra vào khu vực làm việc, bảo vệ vật lý đối với thiết bị trạm và thiết bị lưu trữ thông tin.
• 4. An toàn kỹ thuật & Hạ tầng Cloud: Dữ liệu đường truyền bắt buộc mã hóa SSL/TLS 256-bit; phân quyền truy cập đa tầng (RBAC); hệ thống máy chủ đặt tại Data Center đạt chuẩn ISO/IEC 27001 tại Tokyo.
Cung Cấp Thông Tin Cho Bên Thứ Ba Chúng tôi tuyệt đối không bán, cho thuê hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba, ngoại trừ các trường hợp hợp pháp sau:
• Có sự đồng ý trước của khách hàng.
• Cung cấp thông tin cần thiết cho đối tác vận hành trực tiếp theo yêu cầu dịch vụ của khách (kết nối mở mạng tại nhà mạng viễn thông SoftBank, Docomo, Au, Rakuten; bàn giao hãng chuyển phát Japan Post, Yamato Transport để giao SIM/thiết bị).
• Cung cấp theo yêu cầu bắt buộc bằng văn bản từ Tòa án hoặc cơ quan điều tra Nhật Bản theo đúng trình tự pháp luật.
Bảo Vệ Bí Mật Thông Tin Viễn Thông Tuân thủ nghiêm ngặt Điều 4 Luật Viễn thông Nhật Bản (電気通信事業法 第4条 – 通信の秘密): Hachiko Service tuyệt đối không xâm phạm, giải mã, ghi âm hoặc tiết lộ nội dung liên lạc, lịch sử cuộc gọi hay dữ liệu truy cập mạng của khách hàng cho bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào trừ khi có quyết định bắt buộc bằng văn bản từ Tòa án Nhật Bản.
Quyền Yêu Cầu Của Khách Hàng (Xem, Sửa, Xóa) • Đối với khách hàng trực tiếp của Hachiko: Khách hàng có toàn quyền yêu cầu tra cứu, đính chính hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình bằng cách liên hệ qua email tiếp nhận bảo mật chính thức. Chúng tôi sẽ phản hồi và xử lý kịp thời sau khi xác thực danh tính chính chủ.
• Đối với dịch vụ ủy thác Hachiko Trust eKYC B2B: Các yêu cầu liên quan đến hồ sơ của người dùng cuối do đối tác quản lý cần được gửi trực tiếp đến doanh nghiệp đối tác (bên trực tiếp ký kết hợp đồng dịch vụ) để được giải quyết theo thẩm quyền.
Tuân Thủ Pháp Luật & Định Kỳ Rà Soát Chúng tôi cam kết tuân thủ toàn diện Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản (APPI), Luật Phòng chống Chuyển tiền phi pháp (犯収法), các hướng dẫn chuyên ngành của Bộ Tổng vụ (MIC) và liên tục rà soát, nâng cấp hệ thống quản trị thông tin để bảo đảm an toàn cao nhất cho khách hàng.
個人情報保護法および通信の秘密の遵守

プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

HACHIKO国際サービス発展株式会社（以下「当社」といいます）は、全役職員が個人情報保護の重要性を深く認識し、日本の個人情報保護法（APPI）および関連ガイドラインに準拠した厳格な管理体制を維持・運用いたします。

個人情報取扱事業者 HACHIKO国際サービス発展株式会社
所在地 〒170-0005 東京都豊島区南大塚１丁目６０−２０ 天翔大塚駅前ビルＳ３０８号室
個人情報保護相談窓口 • 電話窓口： 03-5319-8061 ｜ FAX: 03-5319-8062（受付時間：10:00～19:00）
• Hachiko Trust eKYC・ITプラットフォーム部門： trust@hachikoservice.com
• 個人情報管理・総合サポート窓口： support@hachikoservice.com
事業形態に応じた取扱区分の定義 当社は個人情報の適切な取扱いを確保するため、事業の性質に応じて以下の通り役割を明確に区分します。
• 1. 事業実施主体としての取扱い（Hachiko Service全般）： 通信回線事業、自社Platform/CRMサービス、および一般個人・ビジター向けアプリにおける直接のサービス提供。
• 2. 受託業務としての取扱い（Hachiko Trust eKYC B2B / Enterprise）： 当社が導入企業様（委託元）から本人確認業務の委託を受け、API/Webhookを提供する領域。この場合、当社は受託事業者として機能し、認証処理完了後は速やかに結果を委託元サーバーへ直接納品し、Zero-Retention（データ不保持ポリシー）を厳格に適用します。
個人情報の利用目的 当社は取得した個人情報を以下の利用目的の範囲内でのみ利用します。
• 通信回線（Docomo、Au、SoftBank、Rakuten）の開通手続き、本人確認、商品配送、およびカスタマーサポートの提供。
• eKYC本人確認業務：在留カードおよび運転免許証のICチップ情報（ICAO 9303規格準拠）の電子署名検証、およびAIリアルタイム容貌照合（Face Liveness 99.8%）によるなりすまし・不正防止。
• Hachiko Platformにおける会員管理、代理店手数料計算、ポイントシステム運用。
• 法令に定めがある場合を除き、ご本人の事前同意なく上記目的外で個人情報を利用いたしません。
保存期間：ビジター利用とZero-Retention • アプリ単体・一般ビジター利用： NFCチップ読取および生体検証データは、真正性検証レポート（QRコード＋SHA-256ハッシュ署名付帯）の生成時のみ一時的に処理されます。対面照合のための有効期間は生成から15分間に限定され、期間経過後はサーバーから完全消去（Hard Delete）されます。
• B2B法人連携： Zero-Retention（データ不保持）に基づき、暗号化された認証結果はWebhook経由で直接パートナー企業のサーバーへ転送され、当社側に永続的な顧客データは蓄積されません。
安全管理措置（4つの体系的対策） 当社は個人情報保護委員会ガイドラインに基づき、以下の安全管理措置を講じています。
• 1. 組織的安全管理措置： 個人情報取扱管理体制の整備、内部規程の策定、緊急時報告ルートの確立。
• 2. 人的安全管理措置： 全役職員との機密保持契約（NDA）の締結、定期的なセキュリティ研修の実施。
• 3. 物理的安全管理措置： 執務エリアの入退室管理、情報機器・電子媒体の盗難・紛失防止措置。
• 4. 技術的安全管理措置： 全通信の256ビットSSL/TLS暗号化、アクセス権限の最小化、東京都内のISO/IEC 27001認証データセンターにおける厳格なインフラ運用。
第三者提供の制限 当社はお預かりした個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合を除き、第三者へ開示・提供いたしません。
• ご本人の明確な同意がある場合。
• サービス遂行に必要な委託先に業務を委託する場合（通信キャリア各社、日本郵便等の配送業者）。
• 法令に基づき裁判所または司法・捜査機関からの法的要請がある場合。
通信の秘密の厳格な保護 電気通信事業法第4条に基づき、当社はお客様の通信の秘密を侵しません。正当な司法手続きに基づく令状がある場合を除き、通信内容、通信履歴、通話メタデータ等を第三者に閲覧・開示・利用させることは決してありません。
保有個人データの開示・訂正・利用停止等 • 当社直接のお客様： ご本人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、削除のお申し出に対しては、ご本人確認を実施した上で法令に基づき速やかに対応いたします。
• 受託業務（B2B eKYC）における個人データ： 委託元企業様が個人データの管理主体となりますので、ご利用の各サービス運営会社様へ直接ご請求いただきますようお願いいたします。
法令・規範の遵守と見直し 当社は、日本の個人情報保護法、犯罪収益移転防止法、総務省ガイドライン等の規範を遵守するとともに、本ポリシーの内容を適宜見直し、継続的改善に努めます。
DATA PROTECTION & APPI COMPLIANCE

Privacy Policy & Information Security Charter

HACHIKO International Service Development Co., Ltd. (the “Company”), its executives, and all staff strictly enforce personal data protection pursuant to Japan’s Act on the Protection of Personal Information (APPI).

Data Controller HACHIKO International Service Development Co., Ltd. (HACHIKO国際サービス発展株式会社)
Headquarters Address Room S308, Tenkakeru Otsuka Ekimae Building, 1-60-20 Minamiotsuka, Toshima-ku, Tokyo 170-0005, Japan
Privacy Contact Channels • Direct Hotline: +81-3-5319-8061 ｜ FAX: +81-3-5319-8062 (10:00 – 19:00 Daily)
• Hachiko Trust eKYC & IT Platforms: trust@hachikoservice.com
• Privacy Governance & Complaints: support@hachikoservice.com
Processing Roles & Scope Pursuant to Japanese APPI guidelines, our operational roles are delineated as follows:
• 1. Principal Business Operator (Hachiko Service): Direct service controller for telecom subscribers, bespoke software (Hachiko Software), turnkey enterprise management (Hachiko Platform), and on-demand mobile app visitors.
• 2. Technical Sub-processor (Hachiko Trust eKYC B2B / Enterprise): When providing automated API/Webhook identity verification for corporate clients, the Company serves strictly as an outsourced processor. Verification payloads are encrypted and delivered directly to the client’s servers under our strict Zero-Retention Policy.
Purposes of Data Processing Personal data is processed strictly within the necessary scope of:
• Fulfilling telecom carrier activations (Docomo, Au, SoftBank, Rakuten Mobile), logistics dispatch, and customer service.
• Executing statutory eKYC verification: Cryptographic public-key decoding of IC chips on Residence Cards and Driver’s Licenses under ICAO 9303 standards, coupled with real-time biometric Face Liveness Detection (99.8%) to eliminate identity spoofing under Japanese AML and anti-fraud regulations.
• Managing agency CRM portals, billing reconciliation, and member loyalty rewards.
• The Company never processes personal data beyond these declared purposes without prior explicit consent.
Retention Terms: Visitors & Zero-Retention • On-Demand Mobile App Visitors: Decrypted NFC and biometric captures are parsed on a temporary basis to generate a tamper-proof verification certificate (with QR code and SHA-256 digital hash). The online verification token remains valid for 15 minutes only for in-person transactions, after which all temporary session caches are permanently hard-deleted from our servers.
• Enterprise B2B: Governed by our Zero-Retention Architecture. Encrypted payloads are streamed directly to partner infrastructure via Webhook, with zero secondary copies stored on Hachiko servers.
Systematic Security Safeguards (4 Tiers) In full compliance with APPI and PPC safety management guidelines, we implement 4 comprehensive tiers:
• 1. Organizational Measures: Internal governance charters, specialized oversight officers, and 24-hour incident containment procedures.
• 2. Personnel Measures: Mandatory confidentiality agreements (NDA) signed by all personnel and regular cyber-hygiene training.
• 3. Physical Measures: Biometric access controls to corporate facilities and robust protection against loss/theft of electronic media.
• 4. Technical & Cloud Measures: Universal 256-bit SSL/TLS transit encryption, least-privilege role-based access, and Tokyo-based ISO/IEC 27001 certified data center hosting.
Restrictions on Third-Party Disclosure The Company will never sell, rent, or disclose personal data to external parties except under the following lawful conditions:
• When explicit consent has been granted by the individual.
• When transferring necessary operational data to authorized partners delivering contracted services (network line provisioning with major carriers; parcel shipping via Japan Post or Yamato Transport).
• When strictly required by Japanese judicial warrants or lawful statutory orders.
Secrecy of Communications In strict compliance with Article 4 of the Telecommunications Business Act of Japan (Secrecy of Communications), Hachiko Service never intercepts, monitors, decrypts, or discloses customer call contents or data packet logs without a legally valid judicial warrant.
Data Subject Rights (Access, Rectification, Erasure) • Direct Hachiko Customers: Individuals maintain full rights to review, rectify, or request erasure of their records by contacting our privacy desk. Requests are executed promptly upon identity authentication.
• Enterprise B2B Verification Data: As corporate partners serve as the principal data controllers, end-users must direct inquiries directly to the respective contracting business entity.
Statutory Compliance & Continuous Auditing The Company complies with Japan’s APPI, the Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds (AML), and telecommunications regulations, routinely auditing and upgrading our data governance frameworks.