ĐIỀU KHOẢN SỬ DỤNG CRM / CRM利用規約 / CRM TERMS OF USE

1. Nội dung và mục đích sử dụng CRM / CRMの內容および利用目的 / Purpose and Content of CRM

  • VI: CRM được xây dựng nhằm hỗ trợ khách hàng, đại lý và đối tác trong việc quản lý dữ liệu, giao dịch, tài khoản và thông tin liên quan đến các dịch vụ của Hachiko.
  • JP: CRMは、Hachikoのサービスに関連するデータ、取引、アカウント、情報を管理するために、顧客、代理店、パートナーをサポートする目的で構築されています。
  • EN: The CRM is designed to support customers, agents, and partners in managing data, transactions, accounts, and information related to Hachiko’s services.

2. Quyền và nghĩa vụ của người dùng / ユーザーの権利と義務 / User Rights and Obligations

  • VI: Người dùng có trách nhiệm tự bảo mật thông tin đăng nhập (ID và mật khẩu), chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động dưới tài khoản của mình. Người dùng chỉ sử dụng CRM cho mục đích hợp pháp; nghiêm cấm các hành vi truy cập trái phép, gian lận, can thiệp mã nguồn hoặc gây ảnh hưởng đến vận hành hệ thống.
  • JP: ユーザーはログイン情報（IDおよびパスワード）を自己の責任で管理し、アカウント下で行われるすべての活動に責任を負います。ユーザーはCRMを合法的な目的でのみ使用するものとし、不正アクセス、不正行為、ソースコードの改ざん、またはシステム運用を ngắt quãng させる行為を厳重に禁止します。
  • EN: Users are responsible for maintaining the confidentiality of their login credentials (ID and password) and for all activities under their account. Users must use the CRM strictly for lawful purposes; unauthorized access, fraudulent acts, tampering with source code, or disrupting system operations are strictly prohibited.

3. Quyền của Hachiko / Hachikoの権利 / Rights of Hachiko

  • VI: Hachiko có quyền tạm ngừng, giới hạn hoặc chấm dứt quyền truy cập tài khoản nếu phát hiện vi phạm điều khoản hoặc hành vi rủi ro an ninh. Hachiko có quyền nâng cấp, bảo trì, hoặc điều chỉnh tính năng hệ thống định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo an toàn vận hành.
  • JP: Hachikoは、利用規約違反やセキュリティ上のリスクが検出された場合、アカウントへのアクセスを一時停止、制限、または終了する権利を有します。また、アクセスの安全性と運用を確保するため、定期または緊急でシステム機能のアップグレード、メンテナンス、調整を行う権利を有します。
  • EN: Hachiko reserves the right to suspend, restrict, or terminate account access if violations or security risks are detected. Hachiko may perform scheduled or emergency maintenance, upgrades, or system modifications to ensure operational stability and security.

4. Giới hạn trách nhiệm / 免責事項 / Limitation of Liability

  • VI: Hachiko nỗ lực tối đa để đảm bảo sự ổn định của hệ thống. Tuy nhiên, Hachiko không chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại gián tiếp phát sinh từ sự cố bất khả kháng, gián đoạn đường truyền internet, hoặc các sai sót dữ liệu do phía người dùng nhập liệu sai.
  • JP: Hachikoはシステムの安定性を確保するために最善を尽くします。ただし、不可抗力、インターネット回線の中断、またはユーザーの入力ミスに起因するデータエラー等の間接的損害について、Hachikoは一切の責任を負いません。
  • EN: Hachiko makes best efforts to ensure system stability. However, Hachiko shall not be liable for indirect damages arising from force majeure, internet outages, or data errors caused by user input mistakes.

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT CRM / CRM個人情報保護方針 / CRM PRIVACY POLICY

(Tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản – APPI / 日本の個人情報保護法に準拠)

1. Thu thập thông tin cá nhân / 個人情報の収集 / Collection of Personal Information

  • VI: Hachiko thu thập các thông tin cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp bao gồm: Họ tên, tên công ty, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử giao dịch, địa chỉ IP, nhật ký truy cập (access logs) và các dữ liệu nghiệp vụ do người dùng nhập vào hệ thống.
  • JP: Hachikoは、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、住所、取引履歴、IPアドレス、アクセスログ、およびユーザーがシステムに入力した業務データを含む個人情報および法人データを収集します。
  • EN: Hachiko collects personal and business information including: name, company name, email address, phone number, physical address, transaction history, IP address, access logs, and business data inputted into the system by users.

2. Mục đích sử dụng / 利用目的の特定 / Purpose of Use

  • VI: Thông tin được thu thập nhằm các mục đích: (1) Quản lý tài khoản, xác thực người dùng; (2) Cung cấp, vận hành và xử lý các giao dịch trên CRM; (3) Hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng; (4) Nâng cấp, phân tích và cải thiện chất lượng dịch vụ; (5) Phát hiện và ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép, gian lận.
  • JP: 収集された情報は以下の目的で使用されます：(1) アカウント管理および本人確認、(2) CRM上のサービス提供、運営、取引処理、(3) 技術サポートおよびカスタマーケア、(4) サービスの分析、改善、品質向上、(5) 不正アクセスや不正行為の検知および防止。
  • EN: Collected information is used for: (1) Account management and user authentication; (2) Providing, operating, and processing transactions on the CRM; (3) Technical support and customer care; (4) Service analysis, upgrades, and improvements; (5) Detecting and preventing fraud or unauthorized access.

3. Quản lý an toàn và Ủy thác dữ liệu / 安全管理措置および委託 / Safety Management & Data Delegation

  • VI: Hachiko áp dụng các biện pháp quản lý an toàn kỹ thuật (mã hóa dữ liệu, tường lửa, phân quyền truy cập) và quản lý con người nghiêm ngặt. Trong trường hợp ủy thác một phần việc xử lý dữ liệu cho đối tác hạ tầng (như nhà cung cấp Cloud/Server), Hachiko cam kết chọn lựa đối tác uy tín và thực hiện giám sát chặt chẽ theo quy định pháp luật.
  • JP: Hachikoは、技術的安全管理措置（データ暗号化、ファイアウォール、アクセス権限管理）および厳格な組織的管理を実施します。インフラ事業者（クラウド・サーバープロバイダー等）にデータ処理の一部を委託する場合、適切な事業者を選定し、法令に基づき適切な監督を行います。
  • EN: Hachiko implements technical safety measures (encryption, firewalls, access controls) and strict organizational oversight. When delegating data processing to infrastructure providers (e.g., Cloud/Server providers), Hachiko ensures strict supervision in compliance with applicable laws.

4. Cung cấp cho bên thứ ba và Chuyển giao quốc tế / 第三者提供および外国にある第三者への提供 / Third-Party Disclosure & International Data Transfer

  • VI: Hachiko không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba trừ các trường hợp: (1) Có sự đồng ý trước của người dùng; (2) Theo yêu cầu của cơ quan pháp luật Nhật Bản; (3) Cần thiết để bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản. Trường hợp dữ liệu được chuyển giao giữa các chi nhánh/đối tác tại Nhật Bản và Việt Nam, Hachiko đảm bảo mức độ bảo mật tương đương theo chuẩn APPI.
  • JP: Hachikoは、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません：(1) ユーザーの事前の同意がある場合、(2) 法令に基づく場合、(3) 人命、身体、財産の保護に必要な場合。日本とベトナム間の拠点・パートナー間でデータ移動が発生する場合、APPI基準と同等のセキュリティ水準を確保します。
  • EN: Hachiko will not disclose personal data to third parties except: (1) With prior consent; (2) As required by Japanese laws; (3) To protect life, health, or property. For data transfers between Japan and Vietnam entities, Hachiko maintains protection standards compliant with Japanese APPI regulations.

5. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu / 個人情報の開示・訂正・利用停止等の権利 / Rights to Access, Correction, and Deletion

  • VI: Khách hàng có quyền yêu cầu tra cứu, chỉnh sửa, bổ sung, xóa bỏ, hoặc tạm dừng sử dụng/chia sẻ thông tin cá nhân của mình. Hachiko sẽ xác minh danh tính và xử lý yêu cầu trong thời hạn hợp lý theo quy định của Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
  • JP: 顧客は、自身の個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、または第三者提供の停止を請求する権利を有します。Hachikoは本人確認を行った上で、個人情報保護法に基づき合理的期間内に対応します。
  • EN: Customers have the right to request access, correction, deletion, or suspension of use/disclosure of their personal data. Hachiko will verify the identity and process such requests within a reasonable timeframe under the APPI.

6. Báo cáo sự cố và Cải tiến liên tục / 漏洩時の対応および継続的改善 / Incident Reporting & Continuous Improvement

  • VI: Trong trường hợp xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu, Hachiko sẽ lập tức báo cáo cho cơ quan quản lý có thẩm quyền (Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản – PPC) và thông báo cho người dùng ảnh hưởng theo đúng quy định. Hachiko cam kết thường xuyên kiểm tra và hoàn thiện chính sách này.
  • JP: 万一データ漏洩等の事故が発生した場合、Hachikoは速やかに監督官庁（個人情報保護委員会）へ報告し、影響を受けるユーザーに通知します。また、本方針の定期的な見直しと継続的改善に努めます。
  • EN: In the event of a data breach, Hachiko will promptly report to the authorities (Personal Information Protection Commission – PPC) and notify affected users as required by law. Hachiko continuously reviews and enhances this policy.

Thông tin liên hệ / 連絡先 / Contact Information

HACHIKO国際サービス発展株式会社 (HACHIKO INTERNATIONAL SERVICE DEVELOPMENT CO., LTD.)

〒170-0005 東京都豊島区南大塚１丁目６０−２０天翔大塚駅前ビルＳ３０８号室

TEL：03-5319-8061

FAX：03-5319-8062

Email: network@hachikoservice.com