Tài liệu cố vấn — Nội bộ Otis
Đề Xuất Tái Cấu Trúc
Trung Tâm Du Học Otis
Được soạn thảo bởi Anh Dũng — HACHIKO International với vai trò cố vấn chiến lược. Tài liệu này là đề xuất tham khảo — phần cơ sở vật chất có thể linh hoạt, phần nghiệp vụ là điều kiện tiên quyết.
📌
Lời mở đầu từ Cố vấn — Anh Dũng Hachiko
Tài liệu này được soạn theo đề nghị của đội ngũ Otis. Về cơ sở vật chất — các phương án chỉ mang tính tham khảo, Otis có thể làm hoặc không, tùy điều kiện thực tế. Tuy nhiên, về nghiệp vụ vận hành — đây là điều kiện anh đặt ra nếu đồng hành cùng Otis. Nếu không triển khai theo định hướng nghiệp vụ này, anh sẽ không thể chịu trách nhiệm cho kết quả kinh doanh. Anh chia sẻ với tinh thần thiện chí — mong Otis tham khảo và quyết định phù hợp với thực tế của mình.
1. Cơ Sở Vật Chất — Chọn Phương Án
Hai phương án bố trí không gian — chủ đầu tư quyết định phương án trước khi triển khai
Phương Án 1 — Giữ nguyên cơ sở
Phương Án 2 — Tách văn phòng riêng
🏫
Phương Án 1 — Đa năng tại chỗ
Cơ sở hiện tại vừa là trung tâm đào tạo, vừa là khu tuyển sinh và hành chính. Tối ưu chi phí, phù hợp giai đoạn đầu khi quy mô còn nhỏ.
🌿 Ngoại quan — Mặt tiền
Thay ô dù che nắng bằng mái che cố định
Tạo thêm diện tích sử dụng phía trước, không còn che chắn mặt tiền
Ưu tiên caoBố trí bãi để xe máy 1 bên — gọn gàng, có biển chỉ dẫn
Tạo khu check-in / chụp ảnh với background thương hiệu công ty
Trồng cây xanh, đặt logo, khung ảnh — tạo điểm nhấn ấn tượng
Branding🏠 Tầng 1 — Khu Hành Chính
Chuyển bàn làm việc nhân viên kinh doanh ra ngoài — phòng khách
Ưu tiên caoTrang trí tường bằng banner/bạt hình ảnh công ty, kỷ niệm chương, giấy phép
Chuyển phòng kinh doanh cũ thành Phòng Giám Đốc + Phòng họp + Khu tiếp khách
Ưu tiên caoLắp TV/màn hình — phát video cuộc sống du học tại Hàn liên tục khi có khách
Đảm bảo bàn làm việc luôn gọn gàng, đầy đủ tài liệu về các trường Hàn Quốc
📚 Tầng 2 — Khu Đào Tạo
Chuyển phòng Giám Đốc tầng 2 thành phòng học — 2 phòng học toàn tầng
Sắp xếp bàn học gọn gàng, nâng cấp hệ thống chiếu sáng
🛏️ Tầng 3 & 4 — Ký Túc Xá
Chuyển đổi tầng 3 thành ký túc xá học sinh — trang bị đầy đủ
Nếu có tầng 4 — tiếp tục chia làm ký túc
🚪 Khu Chung — Hành Lang & Cầu Thang
Trang trí hành lang bằng từ vựng / kiến thức tiếng Hàn hằng ngày
Trải nghiệm học tậpGắn biển chỉ dẫn rõ ràng từng khu vực
Phân công quản sinh — vệ sinh hằng ngày, giữ gìn trật tự toàn cơ sở
Vận hành🏙️
Phương Án 2 — Tách bạch chuyên nghiệp
Cơ sở Otis hiện tại chuyên về đào tạo. Khu tuyển sinh & hành chính tách ra — đặt tại tòa nhà văn phòng riêng. Có thể vào chung Hachiko trước, hoặc tự thuê sau khi ổn định.
🏢 Khu Tuyển Sinh — Tách Ra Văn Phòng Riêng
Phương án ngắn hạn: Xin vào làm chung tại văn phòng Hachiko
Ưu tiên trướcPhương án dài hạn: Tự thuê văn phòng khi quy mô đủ lớn
Scale-upThiết lập Phòng Giám Đốc + Phòng Tuyển Sinh tại văn phòng mới
Sử dụng khu tiếp khách chung của tòa nhà khi có phụ huynh đến
🏫 Cơ Sở Otis Hiện Tại — Chuyên Đào Tạo
Tầng 1 — Giữ cho Giám Đốc Trung Tâm Đào Tạo
Tầng 2 — 2 phòng học, Tầng 3–4 — Ký túc xá
2. Nghiệp Vụ & Nhân Sự
Phân công vai trò, quy trình vận hành và hệ thống tự động hóa
Quản Lý & Hành Chính
Nhân viên Trang
Quản lý và hỗ trợ khâu hồ sơ học sinh
Kế toán nội bộ — chi tiêu, doanh thu
Tuyển dụng và điều hành nhân viên kinh doanh
Giám sát môi trường văn phòng và chất lượng nhân viên
Tiếp khách, tư vấn ban đầu khi nhân sự vắng
Quản lý data khách hàng — CRM
Vận hành AI chatbot tư vấn — giai đoạn thí điểm
Tuyển Sinh — Nhân Viên Kinh Doanh
Sinh viên Part-time
Tạo nội dung TikTok/Facebook thu hút học sinh
Livestream chia sẻ thông tin du học Hàn
Tư vấn và chốt ứng viên
Vận hành luồng tự động đăng bài, comment, chat
Đi công tác — kết nối nhà trường, đoàn thể địa phương
Báo cáo data khách hàng tiềm năng hàng tuần
Hậu Cần — Ký Túc
Quản Sinh (24/7)
Đưa đón học sinh — sân bay, trường học
Sắp xếp chỗ ở, phân phòng, quản lý ký túc
Giám sát chất lượng sống — bữa ăn, vệ sinh
Xử lý sự cố phát sinh tại cơ sở
Vệ sinh hằng ngày toàn bộ cơ sở
Ghi nhận phản hồi học sinh báo cáo quản lý
🤖 Hệ Thống Tự Động Hóa — Thí Điểm Tháng Đầu
Thiết lập hệ thống tự động đăng bài lên Facebook / TikTok
Ưu tiên tháng 1Tự động tạo hình ảnh, video ngắn từ nội dung có sẵn (AI tools)
Tự động comment theo kịch bản có sẵn dưới bài đăng
Tự động trả lời tin nhắn / tư vấn theo flow định sẵn (AI chatbot)
Reup Livestream / AI Livestream cho kênh chính — duy trì 24/7
Nhân bản luồng — 1 luồng chính hoàn chỉnh → copy ra các luồng phụ
Scale-up3. Mô Hình Chi Phí — Cách Thu Mới
So sánh cách thu phí cũ và phương án bóc tách minh bạch hơn cho phụ huynh
❌ Cách Cũ — Gộp 1 lần
Đầu vào20.000.000 đ
Bay đóng77.000.000 đ
Tổng thu 1 lần~97.000.000 đ
⚠️ Phụ huynh bị shock tiền lớn — dễ ngại, khó chốt
✅ Cách Mới — Bóc tách theo giai đoạn
Lần 1: Hồ sơ + Tiền nguồn~50.000.000 đ
Lần 2: Sau có tư cách lưu trú+30.000.000 đ
Hàng tháng: Học + Ký túc~2.500.000 đ
Vé máy bay: Thu khi có kết quả~15.000.000 đ
Tổng tương đương~97.000.000 đ
✅ Minh bạch, tiết kiệm tâm lý ban đầu — dễ chốt hơn
📋 Checklist Áp Dụng Mô Hình Chi Phí Mới
Soạn thảo bảng chi phí minh bạch theo từng giai đoạn gửi phụ huynh
Thu Lần 1 (Hồ sơ + Tiền nguồn) khi ký hợp đồng — ~50 triệu
Thu Lần 2 khi có tư cách lưu trú từ Hàn Quốc — +30 triệu
Thu hàng tháng tiền học phí + ký túc — ~2.500.000đ/HS/tháng
Mua vé máy bay khi có kết quả — thông báo phụ huynh trước
Đóng invoice theo từng giai đoạn — nhận tiền com từ nhà trường
4. Quy Trình Tiếp Đón Khách
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ lần đầu gặp mặt
Chuẩn bị trà/nước + bánh quy / kẹo ngọt đặt sẵn trên bàn tiếp khách
Trải nghiệm khách hàngChuẩn bị tài liệu giới thiệu các trường tại Hàn — in ấn chuyên nghiệp
Phát video cuộc sống du học Hàn trên màn hình — liên tục khi có khách
Đồng phục công sở cho toàn bộ nhân viên — bảng tên hoặc thẻ nhân viên
Branding nhân sựChuẩn bị card visit cho nhân viên — phát khi gặp khách lần đầu
5. Lộ Trình Triển Khai
Thứ tự ưu tiên thực hiện để đảm bảo hiệu quả
Bước 1
Chốt phương án & Cải tạo môi trường
Quyết định PA1 hoặc PA2. Triển khai cải tạo không gian theo phương án đã chọn.
▶
Bước 2
Thiết lập quy trình nghiệp vụ
Phân công Trang quản lý. Thiết lập quy trình tiếp khách, hồ sơ, kế toán. Áp mô hình chi phí mới.
▶
Bước 3
Tuyển dụng nhân viên kinh doanh
Đăng tuyển sinh viên part-time. Đào tạo quy trình, kịch bản tư vấn, công cụ tự động hóa.
▶
Bước 4
Khởi động Marketing tự động
Vận hành luồng SNS đầu tiên. Đánh giá sau 1 tháng → nhân rộng.
6. Hệ Thống Quản Lý Công Việc — Không Dùng Google Sheet
Trang điều hành qua phần mềm · Nhà đầu tư xem tình trạng hằng ngày · Minh bạch & rõ ràng
Tại sao phải chuyển đổi
Google Sheet → Phần Mềm Quản Lý Công Việc
Mỗi nhân viên đến nơi chỉ việc mở app — thấy ngay danh sách công việc của mình. Nhà đầu tư add vào cùng xem tình trạng hằng ngày — minh bạch, không cần họp kiểm tra.
📱
Mọi lúc mọi nơi
👁️
Nhà đầu tư theo dõi
🔄
Công việc định kỳ
✅
Không cần nhắc nhở
🛠️ Thiết Lập Hệ Thống
Chọn phần mềm quản lý công việc — ClickUp, Notion, Trello, Asana
Ưu tiên caoAdd nhà đầu tư vào hệ thống với quyền xem (view only)
Minh bạchTrang thiết lập cấu trúc workspace: Phòng ban → Dự án → Task định kỳ
Tạo task định kỳ tự lặp lại cho từng nhân viên
Hướng dẫn toàn bộ nhân viên sử dụng app
Bỏ hoàn toàn Google Sheet theo dõi công việc hằng ngày
Quy trình mới✅ Checklist Bước Khởi Động
Họp chủ đầu tư — chốt Phương Án 1 hoặc Phương Án 2
Làm ngayLập ngân sách cải tạo cơ sở vật chất
Làm ngayGiao nhiệm vụ chính thức cho Trang
Thiết lập phần mềm quản lý công việc — add nhà đầu tư vào ngay
Làm ngayĐăng tuyển nhân viên kinh doanh sinh viên — tuyển 2–3 người ban đầu
Đặt hàng tài liệu, card visit, đồng phục nhân viên
Thiết lập 1 kênh SNS chính và chạy thử luồng tự động đầu tiên
Phần 2 — Cơ Chế Khoán Điều Hành
Nội bộ — Tái cấu trúc 2025
Đề Bạt & Khoán Điều Hành
Quy Trình Tuyển Sinh Nhập Học
Mô hình: Đề bạt Trang lên Quyền GĐ Điều hành · Khoán chỉ tiêu & hoa hồng · Rủi ro bằng 0 với công ty
🎯 Khoán KPI theo đơn nhập học
💰 Tự chủ chi trả hoa hồng
⚡ Đào thải tự nhiên
📈 Lợi nhuận tối đa
Phần 1
Cơ Chế Nhân Sự — 3 Loại Hình
Trang tự quyết định tuyển ai, trả bao nhiêu trong giới hạn quỹ 1.000 USD/HS
Nhân Viên Kinh Doanh
Full-time / Tại văn phòng
KPI cứng — đào thải nhanh nếu không có số
Nhận data từ MKT, gọi điện, đón khách tại văn phòng
Tư vấn trực tiếp, chốt hợp đồng, thu tiền nhập học
Áp KPI đào thải: 1 tháng không số → cảnh cáo; 2 tháng → cho nghỉ
THU NHẬP
Lương cứng: 4–7 triệu
Hoa hồng: 10–15 triệu / HS
Trang tự trả từ quỹ 1.000 USD
Sinh Viên Part-time
GenZ / Sinh viên
Vừa là nhân viên, vừa là đối tượng khách hàng mục tiêu
Tạo nội dung SNS hằng ngày — TikTok, Facebook, Instagram
Giới thiệu trong mạng lưới bạn bè, trường học
Tư vấn trực tiếp khách hàng cùng độ tuổi
Vận hành luồng tự động: đăng bài, comment, chat
Livestream chia sẻ nội dung du học Hàn
THU NHẬP
Lương giờ: 30–35k/giờ
Thưởng nóng: 1–3 triệu / HS từ nguồn của họ
CTV / Sale Tự Do
Không lương cứng
Đối tác, giáo viên, cựu DHS có sẵn nguồn khách
Đẩy khách cho trung tâm chốt, hoặc tự chốt 100%
Không gò bó thời gian, làm nhiều hưởng nhiều
Phù hợp: giáo viên tiếng Hàn, cựu du học sinh, phụ huynh
THU NHẬP
Lương cứng: 0 đồng
Hoa hồng: Full 1.000 USD (~25,4 triệu)
Công ty duyệt trả thẳng, không qua quỹ Trang
Phần 2
Sơ Đồ Khoán — Quyền Hạn & Trách Nhiệm
CEO duyệt quỹ một lần · Trang điều hành toàn bộ phía dưới
Lãnh đạo tối cao
GIÁM ĐỐC / BOSS
Duyệt quỹ khoán · Nhận báo cáo KPI tháng
MỤC TIÊU: Ổn định dòng tiền
Quyền Giám Đốc Điều Hành — được đề bạt
TRANG
Tự tuyển · Tự trả thưởng từ quỹ 1.000USD/HS · Tự đào thải
KPI TỔNG: 10–20 HS NHẬP HỌC/THÁNG
Sales tuyến đầu
NVKD 1–10
KPI: 1+ HS/tháng
Phễu data
PART-TIME
Theo giờ + thưởng
Đối tác ngoài
CTV
Full 1.000 USD
⚡ Cơ Chế Khoán Trang — Quyền & Trách Nhiệm Cụ Thể
Quyền hạn được giao
Tự chủ quỹ 1.000 USD / HS nhập học
Toàn quyền quyết định chia thưởng cho NVKD, part-time — không cần xin phép từng lần
KPI được khoán
10 HS nhập học / tháng (mốc cơ bản)
Đạt mốc → nhận lương cơ bản + thưởng. Dưới mốc → cắt một phần hoặc toàn bộ lương cứng
Trách nhiệm nhân sự
Tuyển dụng, đào tạo, đào thải NVKD
2 tháng NVKD không có số → Trang tự quyết định cho nghỉ, không cần báo CEO
Báo cáo CEO
Mỗi tháng 1 lần — cuối tháng
Báo cáo: tổng HS nhập học, dòng tiền hoa hồng đã chi, nhân sự hiện tại, dự kiến tháng sau
Phần 3
Quy Trình Khoán — Từ Nhập Học Đến Trả Thưởng
1
Khách hàng chốt đơn — Nhập học
Học sinh ký hợp đồng, đóng tiền cọc/phí đợt 1. Công ty nhận lợi nhuận gộp ~30 triệu/HS. Trang ghi nhận vào hệ thống.
2
Duyệt quỹ khoán cho Trang
Cấp quỹ 1.000 USD (~25,4 triệu) vào tài khoản quỹ hoa hồng Trang quản lý. Trang chủ động sử dụng để trả thưởng trong tháng.
3
Trang tự cân đối — trả hoa hồng theo năng lực
NVKD full-time chốt đơn → Trang trả 10–15tr. Part-time cung cấp data → thưởng thêm 1–3tr. Phần còn lại giữ trong quỹ.
4
Cuối tháng — Đánh giá KPI & Tính lương Trang
≥ 10 HS: Trang nhận đủ lương cơ bản + thưởng vượt mốc. 7–9 HS: Họp bàn lại kế hoạch. < 7 HS: Họp khẩn với lãnh đạo.
5
Báo cáo CEO — Lên kế hoạch tháng sau
Trang nộp báo cáo: số HS, dòng tiền hoa hồng, tình trạng nhân sự. CEO duyệt kế hoạch tháng kế.
Phần 4
Cơ Chế Thưởng & Đào Thải
Trang là người quyết định — CEO không can thiệp vào từng trường hợp cụ thể
🏆 Cơ Chế Thưởng Vượt Mốc
NVKD đạt 1 HS/tháng → nhận đủ hoa hồng theo cam kết
Vượt 2 HS/tháng → Trang có thể thưởng nóng thêm từ quỹ dư
Part-time có data chốt thành công → thưởng theo mức đóng góp
Trang đạt 15+ HS → nhận thêm thưởng vượt chỉ tiêu từ CEO
Toàn team đạt KPI → tổ chức team building / ăn mừng
⚠️ Luật Đào Thải NVKD
Tháng 1 không có HS: Cảnh cáo chính thức, đặt kế hoạch cụ thể
2 tháng liên tiếp không đạt: Tạm dừng công tác, Trang quyết định
Thái độ không hợp tác: Trang có quyền cho thôi việc ngay
Trang không đạt KPI: Họp bàn lại chiến lược với lãnh đạo
Mọi quyết định nhân sự Trang tự chịu trách nhiệm — báo CEO cuối tháng
Phần 5
Mô Phỏng Dòng Tiền Tháng
30 triệu/HS là lợi nhuận gộp đã trừ toàn bộ chi phí liên quan học sinh (học phí trường, phí nguồn, hoa hồng CTV…). Phần còn lại chỉ dùng để trả lương nội bộ và chi phí văn phòng.
Kết quả phân tích
Tổng HS nhập học (KPI Trang)
Lợi nhuận gộp thu về (đã trừ toàn bộ chi phí HS)
Lương cứng Trang
Lương cứng đội nội bộ
Chi phí vận hành văn phòng
Chi phí phát sinh khác
LỢI NHUẬN RÒNG CỦA CÔNG TY
Phần 3 — Tuyển Dụng
Phần 3
Định Hướng Tuyển Dụng
Xây dựng đội ngũ đúng người đúng việc — sinh viên là lựa chọn chiến lược, không chỉ là nhân sự giá rẻ
📌 Lưu ý khi tuyển dụng
Thứ tự tuyển: Ưu tiên tuyển sinh viên part-time trước — họ vừa tạo nội dung vừa là kênh lan truyền tự nhiên. NVKD full-time tuyển sau khi có data đủ để làm việc.
Giao Trang điều hành: Toàn bộ tuyển dụng, onboarding, phân công task và đánh giá nhân viên do Trang phụ trách — chủ đầu tư chỉ cần xem báo cáo tháng.
👤 Nhân sự thực thi: TRANG | Đối tượng báo cáo: CHỦ ĐẦU TƯ
DANH MỤC CÔNG VIỆC VẬN HÀNH OTIS
1. Tuyển dụng Nhân viên Kinh doanh (NVKD)
🔍
Trang thực thi: Lên kế hoạch đăng bài tuyển dụng chi tiết.
Phương án báo cáo: Trang đề xuất 2 lựa chọn cho Chủ đầu tư: (1) Thuê đơn vị ngoài (Outsource) để cam kết KPI hoặc (2) Tự triển khai kèm dự toán ngân sách quảng cáo bài tuyển.
Phương án báo cáo: Trang đề xuất 2 lựa chọn cho Chủ đầu tư: (1) Thuê đơn vị ngoài (Outsource) để cam kết KPI hoặc (2) Tự triển khai kèm dự toán ngân sách quảng cáo bài tuyển.
2. Tuyển ứng viên đi Hàn Quốc
✈️
Trang thực thi: Trực tiếp xây dựng nội dung bài viết thu hút ứng viên.
Báo cáo: Lập danh sách các kênh đăng bài và xin phê duyệt ngân sách chạy Marketing từ Chủ đầu tư để tối ưu nguồn dữ liệu khách hàng.
Báo cáo: Lập danh sách các kênh đăng bài và xin phê duyệt ngân sách chạy Marketing từ Chủ đầu tư để tối ưu nguồn dữ liệu khách hàng.
3. Tiếp cận & Quản lý hệ thống Fanpage
📱
Trang thực thi: Tiếp nhận toàn bộ quyền quản trị hệ thống Fanpage hiện có.
Hướng dẫn: Anh Dũng (Cố vấn) sẽ bàn giao và đào tạo kỹ thuật quản lý, theo dõi tin nhắn và đo lường hiệu quả bài đăng để Trang báo cáo chỉ số định kỳ.
Hướng dẫn: Anh Dũng (Cố vấn) sẽ bàn giao và đào tạo kỹ thuật quản lý, theo dõi tin nhắn và đo lường hiệu quả bài đăng để Trang báo cáo chỉ số định kỳ.
4. Triển khai Công cụ Quản lý Công việc
⚙️
Trang thực thi: Khảo sát và lựa chọn 1 ứng dụng (Trello, ClickUp, Notion…).
Hỗ trợ: Anh Dũng hướng dẫn cài đặt kỹ thuật. Trang có trách nhiệm đưa toàn bộ luồng công việc lên App để Chủ đầu tư có thể theo dõi tiến độ bất cứ lúc nào (thay cho báo cáo giấy).
Hỗ trợ: Anh Dũng hướng dẫn cài đặt kỹ thuật. Trang có trách nhiệm đưa toàn bộ luồng công việc lên App để Chủ đầu tư có thể theo dõi tiến độ bất cứ lúc nào (thay cho báo cáo giấy).
5. Vận hành Hành chính & Thí điểm AI Chatbot
📑
– Hành chính: Quản lý hồ sơ học sinh, kế toán nội bộ, đối soát thu chi hàng tuần.
– Nhân sự: Giám sát chất lượng làm việc của văn phòng.
– Công nghệ: Phối hợp với Cố vấn vận hành thí điểm AI Chatbot tư vấn giai đoạn 1, báo cáo kết quả tương tác khách hàng cho Chủ đầu tư.
– Nhân sự: Giám sát chất lượng làm việc của văn phòng.
– Công nghệ: Phối hợp với Cố vấn vận hành thí điểm AI Chatbot tư vấn giai đoạn 1, báo cáo kết quả tương tác khách hàng cho Chủ đầu tư.
* Mọi kế hoạch cần thực hiện báo cáo tiến độ theo tuần cho Chủ đầu tư.