Nội Quy Công Ty — HACHIKO

🇻🇳 Tiếng Việt

🇬🇧 English

🇯🇵 日本語

NỘI QUY CÔNG TY · ÁP DỤNG TOÀN BỘ NHÂN SỰ

Nội Quy & Quy Trình Làm Việc

Liên kết trực tiếp với hệ thống nghiệp vụ ClickUp · Mọi vi phạm được ghi nhận và đánh giá trực tiếp trên hệ thống

I Nội Quy Chuyên Môn – Nghiệp Vụ (ClickUp)

Chấp hành chỉ đạo cấp trên

Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được phân công trên ClickUp, đảm bảo hoàn thành đúng deadline.
Không được tự ý trì hoãn hoặc bỏ nhiệm vụ khi chưa có sự đồng ý của cấp trên.

Tính trách nhiệm – Chủ động trong công việc

Chủ động theo sát nhiệm vụ, cập nhật tiến độ thường xuyên trên hệ thống.
Khi gặp vướng mắc — thực hiện theo thứ tự:
Chủ động báo cáo sớm cho cấp có liên quan.
Đề xuất phương án xử lý tạm thời.
Chỉ yêu cầu lãnh đạo hỗ trợ khi thực sự cần, kèm phân tích tình huống rõ ràng.

Tuân thủ quy trình – Quy định

Làm việc theo đúng SOP (quy trình chuẩn) đã ban hành.
Sử dụng biểu mẫu, tài nguyên chung đúng mục đích và đúng cách.

Bảo mật và Trung thực

Không được phép chia sẻ tài liệu, dữ liệu công ty ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
Báo cáo công việc và số liệu trung thực — không gian dối hay che giấu lỗi.

Nghĩa vụ tài chính

Nếu nhân sự gây thiệt hại cho công ty (dù vô ý hay cố ý), người đó phải chịu trách nhiệm khắc phục tổn thất theo mức độ ảnh hưởng.
Mọi sự cố liên quan đến tài sản, thiết bị, chi phí công ty phải được báo cáo ngay lập tức cho cấp có thẩm quyền.
Bắt buộc đề xuất phương án và xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên trước khi thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào.

Trường hợp không báo cáo hoặc tự ý xử lý dẫn đến hậu quả nghiêm trọng — người vi phạm sẽ chịu mức phạt tăng cấp hoặc truy cứu trách nhiệm cá nhân.

II Nội Quy Văn Phòng – Hành Chính

Giờ làm việc

🇯🇵 Văn phòng Nhật Bản

10:00 – 19:00

Thứ 2 – Thứ 6 · Giải lao 1 tiếng
Giờ làm thực tế: 8 tiếng/ngày

🇻🇳 Văn phòng Việt Nam

08:00 – 17:00

Thứ 2 – Thứ 6 · Giải lao 1 tiếng
Giờ làm thực tế: 8 tiếng/ngày

Trừ ngày nghỉ lễ theo lịch từng quốc gia.
Nghỉ đột xuất phải báo cáo lý do chính đáng qua tin nhắn, gọi điện hoặc hệ thống nội bộ.

Không yêu cầu văn bản — thông báo qua tin nhắn / hệ thống nội bộ là đủ.

Trang phục – Thái độ

Trang phục: Lịch sự, gọn gàng, phù hợp môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Thái độ: Giao tiếp văn minh, tôn trọng đồng nghiệp và lãnh đạo — không tranh cãi hay to tiếng nơi công cộng.

Vệ sinh và Sử dụng tài sản chung

Không vứt rác bừa bãi — dọn dẹp khu vực làm việc cá nhân sạch sẽ mỗi ngày.
Thiết bị công cộng (máy in, máy lạnh…) dùng xong phải tắt / để đúng mặc định quy cách.

Kiểm soát ra vào – Khách đến công ty

Không được phép cho người ngoài (không phải nhân viên công ty) vào văn phòng khi chưa được sự cho phép.
Muốn dẫn khách / người quen vào công ty: phải xin phép và được Ban quản lý / Lãnh đạo duyệt trước.
Lãnh đạo chưa duyệt — chưa được vào. Không có ngoại lệ.

Mọi trường hợp dẫn người vào công ty mà không có phê duyệt sẽ bị xử lý theo thang kỷ luật từ Mức 3 trở lên.

Các hành vi cấm

Không ngủ trong giờ làm, chơi game hoặc dùng mạng xã hội cho mục đích cá nhân quá 10 phút/lượt.
Không tụ tập tám chuyện, phát tán thông tin tiêu cực hoặc làm ảnh hưởng hình ảnh công ty.

III Quy Trình Liên Lạc & Làm Việc Với Cấp Trên

Liên hệ và đặt lịch với cấp trên

Chuẩn bị nội dung cụ thể

Nêu rõ chủ đề cần trao đổi, mục tiêu cuộc gặp và thời gian dự kiến. Không liên hệ chỉ để “hỏi chuyện chung chung”.

Đặt lịch rõ ràng

Gửi yêu cầu đặt lịch qua kênh nội bộ (ClickUp / tin nhắn) kèm nội dung tóm tắt. Chờ xác nhận từ cấp trên trước khi tiến hành.

Trao đổi đúng giờ, đúng trọng tâm

Đến đúng giờ đã hẹn. Trình bày súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Không kéo dài cuộc gặp ngoài phạm vi đã đề xuất.

Không đến gặp trực tiếp hoặc nhắn tin liên tục khi chưa có lịch được xác nhận — trừ trường hợp khẩn cấp thực sự.

Đề xuất ý kiến / kế hoạch với cấp trên

Lập kế hoạch / đề xuất bằng văn bản

Mọi đề xuất phải được chuẩn bị thành tài liệu: mục tiêu, phương án thực hiện, nguồn lực cần, kết quả kỳ vọng.

Gửi trước để cấp trên xem xét

Gửi tài liệu trước ít nhất 24 giờ so với cuộc họp. Không đến tay không rồi trình bày miệng.

Trình bày nghiêm túc, có số liệu

Dùng dữ liệu, ví dụ cụ thể. Chuẩn bị trả lời câu hỏi phản biện. Không trình bày theo kiểu cảm tính hay ý kiến chưa được kiểm chứng.

Chờ phê duyệt trước khi thực hiện

Không tự ý triển khai khi chưa có phê duyệt chính thức từ cấp có thẩm quyền.

V Tiêu Chí Đánh Giá Chuyên Cần (¥10,000/tháng)

Nhân viên cần đạt tất cả các tiêu chí dưới đây trong tháng để nhận phụ cấp chuyên cần.

Tiêu chí Đánh giá	ĐẠT (Pass)	KHÔNG ĐẠT (Fail)
1. Khả năng Điều hành (Kiểm soát nội bộ)	Thực hiện đúng quy trình kiểm soát, đối chiếu hồ sơ theo checklist.	Bỏ sót bước kiểm soát, để xảy ra rủi ro nội bộ.
2. Triển khai Kế hoạch (Thực thi chỉ đạo)	Triển khai đúng yêu cầu, đảm bảo kết quả cơ bản.	Triển khai chậm trễ, cần nhắc nhở thường xuyên.
3. Tốc độ Tác nghiệp (Tuân thủ Deadline)	Hoàn thành tối thiểu 90% tác vụ đúng hạn.	Trễ Deadline từ 3 lần/tháng, ảnh hưởng bộ phận khác.
4. Độ Chính xác (Sai sót, thiệt hại)	Tỷ lệ sai sót dưới 1%, không gây thiệt hại tài chính.	Sai sót dẫn đến chậm trễ hoặc phát sinh chi phí (> ¥10,000).
5. Độ Hài lòng (Phản hồi nội bộ/đối tác)	Không có lời phàn nàn chính thức nào.	Có từ 1-2 lời phàn nàn về thái độ hoặc tốc độ.
6. Nắm bắt Thông tin Nội bộ (ClickUp, CRM, văn bản ban hành)	Chủ động đọc và nắm rõ thông báo, quy định, nội dung đã ban hành. Không hỏi lại những thông tin đã được thông báo rõ ràng.	Bỏ sót thông tin quan trọng từ công ty, không nắm rõ nội dung, mơ hồ, hoặc khiếu nại trong trạng thái không nắm bắt nội dung đã ban hành.
7. Tác phong Làm việc (Giờ giấc, thái độ)	Đúng giờ, trang phục lịch sự, thái độ chuyên nghiệp.	Đi muộn từ 2-3 lần hoặc có thái độ tiêu cực.
8. Nộp Báo cáo Chỉ tiêu (Đối soát KT/QL)	Nộp báo cáo chỉ tiêu tháng đúng hạn, số liệu khớp với kế toán.	Nộp trễ, thiếu sót hoặc số liệu không khớp kế toán.

VI Thang Phạt – Kỷ Luật (5 Mức Độ)

Mức	Hình thức xử lý	Mô tả
1	Nhắc nhở miệng	Vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ, chưa gây ảnh hưởng đáng kể.
2	Nhắc nhở qua tin nhắn / email	Có dấu hiệu lặp lại. Yêu cầu cải thiện rõ ràng, có ghi nhận.
3	Trừ thưởng / ghi điểm trừ sprint	Ảnh hưởng đến đánh giá tháng / quý. Ghi nhận trên ClickUp.
4	Cảnh cáo chính thức bằng văn bản	Ghi vào hồ sơ nhân sự. Ảnh hưởng trực tiếp đến xét tăng lương / thưởng.
5	Chấm dứt hợp đồng	Vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm từ 3 lần trở lên.

Lưu ý:
• Mọi hành vi vi phạm đều được ghi nhận và đánh giá trực tiếp trên ClickUp.
• Mức phạt có thể được tăng cấp nếu nhân sự không có thái độ hợp tác trong quá trình xử lý vi phạm.
• Dẫn người ngoài vào công ty khi chưa được duyệt: xử lý từ Mức 3 trở lên.

COMPANY POLICY · APPLIES TO ALL STAFF

Company Rules & Working Procedures

Directly linked to the ClickUp operations system · All violations are recorded and assessed directly on the system

I Professional & Operations Rules (ClickUp)

Following management directives

Complete all tasks assigned on ClickUp and ensure they are finished by the deadline.
Do not delay or abandon tasks without prior approval from a superior.

Accountability – Taking ownership of your work

Proactively track tasks and update progress regularly on the system.
When encountering obstacles — follow this order:
Report early to the relevant superior.
Propose a temporary solution.
Only escalate to leadership when truly necessary, with a clear situational analysis.

Process & procedure compliance

Work strictly in accordance with the Standard Operating Procedures (SOPs) in effect.
Use shared forms and resources only for their intended purposes and in the correct manner.

Confidentiality & Integrity

Company documents and data must not be shared externally in any form.
All work reports and figures must be accurate — no concealment or falsification of errors.

Financial responsibility

If a staff member causes damage to the company (whether intentional or accidental), that person is responsible for remedying the loss proportional to the impact.
Any incident involving company assets, equipment, or costs must be reported immediately to the appropriate authority.
A proposed remediation plan must be submitted and approved by a superior before any corrective action is taken.

Failure to report or acting unilaterally resulting in serious consequences will be subject to escalated disciplinary action or personal liability.

II Office & Administrative Rules

Working hours

🇯🇵 Japan Office

10:00 – 19:00

Mon – Fri · 1-hour break included
Effective working hours: 8 hrs/day

🇻🇳 Vietnam Office

08:00 – 17:00

Mon – Fri · 1-hour break included
Effective working hours: 8 hrs/day

Excluding public holidays per each country’s calendar.
Unplanned absences must be reported with a valid reason via message, phone call, or the internal system.

No written documentation required — notification via message or internal system is sufficient.

Dress code & Conduct

Dress code: Smart, tidy, and appropriate for a professional working environment.
Conduct: Communicate respectfully with colleagues and management — no arguments or raised voices in common areas.

Cleanliness & Shared assets

No littering — keep your personal workspace clean every day.
Shared equipment (printers, air conditioning, etc.) must be switched off / returned to default settings after use.

Access control – Visitors to the office

Not permitted: bringing non-employees into the office without prior authorization.
To bring a guest or acquaintance into the office: prior approval from Management / Leadership is required.
No approval from leadership = no entry. No exceptions.

Bringing an unauthorized person into the office will result in disciplinary action starting at Level 3 or above.

Prohibited conduct

No sleeping during work hours, playing games, or using social media for personal purposes for more than 10 minutes at a time.
No gathering for gossip, spreading negative information, or any conduct that damages the company’s image.

III Communication & Working With Management

Contacting and scheduling meetings with superiors

Prepare specific content

Clearly state the topic, the objective of the meeting, and the estimated time required. Do not reach out simply to “chat generally”.

Book a clear appointment

Send a meeting request via internal channels (ClickUp / message) with a brief summary of the agenda. Wait for confirmation before proceeding.

Be on time and on topic

Arrive at the agreed time. Present concisely and stay focused. Do not extend the meeting beyond the scope originally proposed.

Do not drop by unannounced or send repeated messages without a confirmed appointment — except in genuine emergencies.

Submitting proposals or plans to management

Prepare a written plan or proposal

All proposals must be documented: objective, implementation approach, required resources, and expected outcomes.

Share in advance for review

Send the document at least 24 hours before the meeting. Do not come empty-handed and present verbally on the spot.

Present professionally with data

Use data and concrete examples. Be prepared to answer critical questions. Avoid presenting based on feelings or unverified opinions.

Wait for formal approval before acting

Do not proceed with implementation until official approval has been received from the appropriate authority.

V Attendance Bonus Evaluation Criteria (¥10,000/month)

Staff must meet all of the following criteria in the month to receive the attendance bonus.

Evaluation Criteria	PASS	FAIL
1. Operational Ability (Internal control)	Followed control processes, cross-checked documents per checklist.	Skipped steps, causing internal risks.
2. Plan Execution (Following directives)	Executed as requested, ensuring basic results.	Delayed execution, required frequent reminders.
3. Work Speed (Deadline compliance)	Completed at least 90% of tasks on time.	Missed deadlines 3+ times/month, affecting other departments.
4. Accuracy (Errors, damage)	Error rate under 1%, no financial damages.	Errors caused delays or costs (> ¥10,000).
5. Satisfaction (Internal/partner feedback)	No official complaints.	1-2 complaints about attitude or speed.
6. Internal Information Awareness (ClickUp, CRM, published notices)	Proactively reads and is fully aware of all announcements, policies, and published content. Does not ask about information that has already been clearly communicated.	Misses important company information, lacks clarity on published content, acts with vague understanding, or raises complaints while unaware of already-issued policies.
7. Work Ethics (Punctuality, attitude)	Punctual, professional attire and attitude.	Late 2-3 times or negative attitude.
8. Monthly Report Submission (Reconciled with Accounting)	Submitted on time; figures match accounting records.	Late, incomplete, or figures don’t match.

VI Disciplinary Framework (5 Levels)

Level	Action	Description
1	Verbal warning	First offence, minor severity, no significant impact yet.
2	Written warning (message / email)	Signs of recurrence. Clear improvement required, documented on record.
3	Bonus deduction / sprint penalty	Affects monthly / quarterly review. Recorded on ClickUp.
4	Formal written reprimand	Added to personnel file. Directly affects salary review and bonuses.
5	Contract termination	Serious violation or repeat offence 3 or more times.

Important notes:
• All violations are recorded and assessed directly on ClickUp.
• Disciplinary level may be escalated if the staff member is uncooperative during the handling process.
• Bringing an unauthorized person into the office: disciplinary action starting at Level 3 or above.

社内規則 · 全スタッフ適用

社内規則・業務手順

ClickUp 業務システムに直接連携 · すべての違反はシステム上で記録・評価されます

I 業務・専門規則（ClickUp）

上司の指示への対応

ClickUp で割り当てられたすべてのタスクを完了し、期限を必ず守ること。
上司の承認なしに、タスクを遅延・放棄しないこと。

責任感 – 主体的な業務遂行

タスクを積極的にフォローし、システム上で進捗を定期的に更新すること。
問題が発生した場合 — 以下の順序で対応すること：
早めに関係する上司に報告する。
暫定的な対処案を提案する。
明確な状況分析を添えた上で、本当に必要な場合のみ経営陣への支援を求める。

プロセス・規定の遵守

定められた SOP（標準作業手順） に従って業務を行うこと。
共有フォームおよびリソースは、定められた目的に従って正しく使用すること。

機密保持と誠実さ

いかなる形でも、会社の文書・データを外部に共有してはならない。
業務報告と数値は正確に行い、ミスを隠蔽・偽装しないこと。

財務上の責任

故意・過失を問わず会社に損害を与えた場合、その影響の程度に応じた損失の回復責任を負う。
会社の資産・設備・費用に関する事故は、直ちに権限ある上司に報告すること。
対処案を提案し、上司の指示を得た上で初めて修復行動を取ること。

報告しない、または独断で対処した結果として深刻な事態が生じた場合、当事者は制裁の段階的引き上げまたは個人責任の追及を受けることになります。

II オフィス・管理規則

勤務時間

🇯🇵 日本オフィス

10:00 – 19:00

月曜〜金曜 · 休憩1時間込み
実労働時間：8時間/日

🇻🇳 ベトナムオフィス

08:00 – 17:00

月曜〜金曜 · 休憩1時間込み
実労働時間：8時間/日

各国の祝日カレンダーに基づく祝日は除く。
突発的な欠勤は、メッセージ・電話・社内システムで正当な理由を報告すること。

書面は不要 — メッセージまたは社内システムによる通知で十分です。

服装・言動

服装：清潔感があり、プロフェッショナルな職場環境にふさわしい服装であること。
言動：同僚・上司に対して礼儀正しく接し、公共の場での言い争いや大声は禁止。

清潔さと共有備品の使用

ゴミのポイ捨て禁止 — 毎日、自分の作業スペースを清潔に保つこと。
共有機器（プリンター、エアコン等）は使用後に必ず電源を切るか、デフォルト設定に戻すこと。

入退室管理 – 来訪者について

事前許可なしに、社外の方（非従業員）をオフィスに入室させることは禁止。
ゲストや知人をオフィスに招く場合：事前に管理部門 / 経営陣の承認が必要。
承認が得られるまで入室不可。例外なし。

承認なしに社外の方を入室させた場合、レベル3以上の懲戒処分が適用されます。

禁止行為

就業時間中の居眠り、ゲームプレイ、または個人目的でのSNS使用（1回10分超）は禁止。
雑談・ゴシップの拡散、ネガティブ情報の流布、会社のイメージを損なう行為は禁止。

III 上司とのコミュニケーション・業務手順

上司への連絡と面談の予約

具体的な内容を準備する

議題、面談の目的、所要時間を明確に伝えること。「なんとなく話したい」という理由での連絡は不可。

明確にアポイントを取る

議題の概要を添えて、社内チャンネル（ClickUp / メッセージ）から面談依頼を送ること。上司の確認を得てから進めること。

時間通りに、要点を絞って話す

約束の時間に遅れないこと。簡潔に、要点を押さえて話すこと。当初の議題の範囲を超えて面談を延長しないこと。

確認済みのアポイントなしに、突然の訪問や繰り返しのメッセージ送信はしないこと — 真の緊急時を除く。

上司への提案・企画の提出

書面で企画・提案をまとめる

すべての提案は文書化すること：目的、実施方法、必要リソース、期待される成果。

事前に資料を共有する

面談の少なくとも24時間前に資料を送付すること。手ぶらで来て口頭で説明することは不可。

データをもとに誠実に発表する

データと具体例を使うこと。批判的な質問に答える準備をすること。感情論や未検証の意見に基づいた発表は不可。

正式承認を得てから実行する

権限ある担当者からの正式な承認を受けるまで、実施に着手しないこと。

V 皆勤手当評価基準（¥10,000/月）

当月中に以下のすべての基準を満たした場合に皆勤手当を支給します。

評価基準	達成（Pass）	未達成（Fail）
1. 運営能力（内部管理）	管理プロセスを遵守し、チェックリストに従って書類を照合する。	チェック手順を怠り、内部リスクを発生させた。
2. 計画の実行（指示の遂行）	要求通りに実行し、基本的な結果を確保した。	実行が遅れ、頻繁なリマインドが必要だった。
3. 業務スピード（締切の遵守）	タスクの少なくとも90%を期日内に完了した。	月に3回以上締切に遅れ、他部署に影響を与えた。
4. 正確性（ミス・損害）	ミス率1%未満、財務上の損害なし。	ミスにより遅延または¥10,000超のコスト発生。
5. 満足度（内部/パートナー評価）	正式なクレームがなかった。	態度やスピードに関するクレームが1〜2件あった。
6. 社内情報の把握（ClickUp、CRM、通達文書）	通達・規定・発行済みコンテンツを積極的に確認し、内容を正確に把握している。既に明確に通知された情報を再度質問しない。	会社からの重要情報を見落とす、内容を把握していない、曖昧な状態で行動する、または既に発行された内容を理解しないままクレームを申し立てる。
7. 勤務態度（時間・態度）	時間を守り、清潔な服装でプロフェッショナルな態度。	2〜3回の遅刻、または否定的な態度。
8. 月次目標報告書の提出（経理/管理職との照合）	月次報告書を期日内に提出し、経理と数字が一致している。	提出遅延、不備、または経理と数字が不一致。

VI 懲戒規定（5段階）

レベル	措置	説明
1	口頭注意	初回違反、軽微で影響が少ない。
2	メッセージ/メールによる書面注意	繰り返しの兆候あり。改善を明確に求め、記録に残す。
3	ボーナス減額 / スプリント減点	月次・四半期評価に影響。ClickUpに記録。
4	正式な書面による警告	人事ファイルに記録。昇給・賞与の審査に直接影響。
5	契約解除	重大な違反、または3回以上の再違反。

重要事項：
• すべての違反はClickUp上で記録・評価されます。
• 違反処理中に非協力的な態度を取った場合、懲戒レベルが引き上げられることがあります。
• 承認なしに社外の方を入室させた場合：レベル3以上の懲戒処分。