本規則は、HACHIKO国際サービス発展株式会社（以下「会社」）の従業員が守るべき労働条件・服務規律・コンプライアンスに関する基本事項を定め、健全かつ公正な職場環境を実現することを目的とする。

Quy tắc này quy định các điều kiện lao động, kỷ luật và tuân thủ pháp luật mà nhân viên của công ty HACHIKO phải tuân theo, nhằm tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và công bằng.

These regulations define the fundamental matters regarding working conditions, service discipline, and compliance to be observed by employees of HACHIKO International Service Development Co., Ltd. to realize a sound and fair work environment.

本規則は、会社に雇用される全従業員（正社員・契約社員・パートタイム・業務委託を問わず）に適用する。

Quy chế áp dụng cho toàn bộ nhân sự bao gồm nhân viên chính thức, hợp đồng, bán thời gian và cộng tác viên.

These regulations apply to all employees employed by the Company, regardless of status (including regular, contract, part-time, and outsourced personnel).

会社および従業員は、日本の労働基準法・個人情報保護法・不正競争防止法・特定電子メール法その他関連法令を誠実に遵守しなければならない。

Nhân viên phải tuân thủ nghiêm túc Luật Tiêu chuẩn Lao động, Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, Luật Chống cạnh tranh không lành mạnh và các luật liên quan của Nhật Bản.

Employees must faithfully comply with the Japanese Labor Standards Act, Personal Information Protection Act, Unfair Competition Prevention Act, and all other related laws.

• 完全週休2日制（土曜日・日曜日）
• 国民の祝日（日本の祝日カレンダーに準拠する）
• 年末年始休暇（12月31日〜1月3日）

• Nghỉ hàng tuần: 2 ngày/tuần (Thứ Bảy và Chủ Nhật).
• Ngày lễ quốc gia: Theo lịch ngày lễ chính thức của Nhật Bản.
• Nghỉ Tết Dương lịch: Từ ngày 31 tháng 12 đến hết ngày 3 tháng 1.

• Five-day workweek system (Saturdays and Sundays).
• National Holidays (In accordance with the Japanese national holiday calendar).
• Year-end and New Year holidays (December 31 to January 3).

勤務時間中にオフィスを離れる場合は、その目的に応じて以下のルールに従い、Freee人事労務のシステム上で正確に打刻・記録すること。

Trong giờ làm việc, khi cần rời khỏi văn phòng vì bất kỳ lý do nào, nhân viên phải thực hiện đúng quy trình chấm công trên hệ thống Freee人事労務 theo từng trường hợp sau:

During working hours, when leaving the office for any reason, employees must accurately record attendance on the Freee HR system according to the following rules:

① 業務上の外出（銀行手続き・客先訪問・調査・その他業務目的）

① Ra ngoài vì lý do công việc (giao dịch ngân hàng, thăm khách hàng, khảo sát, v.v.)

① Going Out for Business Purposes (banking, client visits, fieldwork, etc.)

• 通常の労働時間として扱う（給与の発生あり）。
• Freeeの「休憩」ボタンは押さない。
• 1日の終わりに「退勤」を打刻する際、必ず「備考」欄にスケジュールを記入すること。
  記入例：「14:00〜16:00：会社業務のため銀行へ外出」
• これにより、月末の確認時に不在理由が明確となる。

• Tính là thời gian lao động bình thường (được tính lương).
• Không nhấn nút「休憩（Nghỉ giải lao）」trên Freee.
• Khi chấm công ra về cuối ngày, bắt buộc ghi rõ lịch trình vào ô「備考（Ghi chú）」.
  Ví dụ: “14:00〜16:00：Ra ngoài giao dịch ngân hàng vì công việc công ty”
• Điều này giúp quản lý xác nhận rõ lý do vắng mặt vào cuối tháng.

• Treated as normal working hours (wages apply).
• Do NOT press the “休憩 (Break)” button on Freee.
• When clocking out, always fill in the “備考 (Notes)” field with your schedule.
  Example: “14:00–16:00: Left for banking errand on company business”
• This ensures absence reasons are clearly verifiable at month-end review.

② 私用による中抜け（私的な一時離席）

② Rời văn phòng vì lý do cá nhân (vắng mặt tạm thời vì việc riêng)

② Leaving Temporarily for Personal Reasons

• この間の時間は無給となる。
• オフィスを出る際に必ず Freee の「休憩開始」ボタンを押すこと。
• 業務を再開する際に必ず「休憩終了」ボタンを押すこと。
• システム上で自動的に労働時間からマイナスされ、正確な給与計算が可能となる。

• Khoảng thời gian này không được tính lương.
• Khi rời văn phòng, bắt buộc nhấn nút 「休憩開始（Bắt đầu nghỉ)」 trên Freee.
• Khi quay lại làm việc, bắt buộc nhấn nút 「休憩終了（Kết thúc nghỉ)」.
• Hệ thống tự động trừ thời gian này khỏi giờ làm việc, đảm bảo tính lương chính xác.

• This period is treated as unpaid time.
• When leaving, press the “休憩開始 (Break Start)” button on Freee.
• When resuming work, press the “休憩終了 (Break End)” button.
• The system automatically deducts this time for accurate payroll calculation.

③ グループチャットへの報告義務

③ Nghĩa vụ báo cáo trên nhóm chat nội bộ

③ Mandatory Group Chat Reporting

• 業務・私用を問わず、外出前に必ずグループチャットで行き先と帰社予定時間を報告すること。
• オフィスに戻った際も、必ず「戻りました」と連絡すること。
• この報告義務は、管理者（クァンさん）が各スタッフの状況をリアルタイムで把握するために設けられている。

• Dù ra ngoài vì lý do gì, bắt buộc báo cáo trên nhóm chat nội bộ: ghi rõ điểm đến và giờ dự kiến quay lại.
• Khi quay lại, bắt buộc gửi tin nhắn “Đã về” trong nhóm chat.
• Quy định này giúp người quản lý (Quang) nắm rõ tình trạng từng nhân viên theo thời gian thực.

• Regardless of reason, always report to the internal group chat before leaving: state destination and expected return time.
• Upon returning, always send a “Back” message in the group chat.
• This enables the manager (Quang) to monitor each staff member’s status in real time.

労働基準法第39条に基づき、勤続年数に応じて以下の通り有給休暇を付与する。

Dựa trên Điều 39 Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, số ngày phép có lương được cấp theo thâm niên làm việc như sau:

Pursuant to Article 39 of the Labor Standards Act, annual paid leave shall be granted according to length of continuous service as follows:

勤続年数	付与日数
Thâm niên làm việc	Số ngày phép được cấp
Length of Continuous Service	Paid Leave Days Granted
6ヶ月	10日
1年6ヶ月	11日
2年6ヶ月	12日
3年6ヶ月	14日
4年6ヶ月	16日
5年6ヶ月	18日
6年6ヶ月以上	20日
6 tháng	10 ngày
1 năm 6 tháng	11 ngày
2 năm 6 tháng	12 ngày
3 năm 6 tháng	14 ngày
4 năm 6 tháng	16 ngày
5 năm 6 tháng	18 ngày
Từ 6 năm 6 tháng trở lên	20 ngày
6 Months	10 Days
1 Year 6 Months	11 Days
2 Years 6 Months	12 Days
3 Years 6 Months	14 Days
4 Years 6 Months	16 Days
5 Years 6 Months	18 Days
6 Years 6 Months or more	20 Days

• 賃金計算締め日：毎月末日
• 賃金支払日：翌月25日（支払日が土日祝日に当たる場合は、その前営業日に支払う）
• 支払方法：従業員の指定する銀行口座への振込

• Ngày chốt công: Ngày cuối cùng của mỗi tháng.
• Ngày chi trả lương: Ngày 25 của tháng kế tiếp (nếu trùng ngày nghỉ thì thanh toán vào ngày làm việc liền trước).
• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng.

• Wage Calculation Closing Date: Last day of every month.
• Wage Payment Date: 25th of the following month (if it falls on a weekend/holiday, payment is made on the preceding business day).
• Payment Method: Wire transfer to the designated bank account.

会社の業績および個人の目標達成度や人事評価に応じて賞与を支給することがある。支給額および支給時期は、その都度会社が別途決定する。

Tiền thưởng được xem xét chi trả dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và hiệu suất hoàn thành mục tiêu cá nhân. Mức thưởng và thời điểm chi trả do công ty quyết định.

Bonuses may be paid based on Company performance and individual target achievement. The exact amount and timing are determined separately by the Company.

業務遂行に必要な通勤交通費は会社が実費を負担する（上限：月額10,000円）。

Chi phí đi lại phục vụ công việc được hoàn trả theo chi phí thực tế (Hạn mức tối đa: 10,000 JPY/tháng).

The Company covers actual commuting expenses required for business up to a maximum of ¥10,000/month.

• 会社の指示・命令に従い、誠実に職務を遂行すること。
• 会社の名誉・信用を傷つけるような行為を一切行わないこと。
• 職場の秩序を維持し、風紀を乱さないこと。
• 業務上知り得た一切の情報（秘密情報・個人情報）を外部に漏洩しないこと。

• Tuân thủ nghiêm chỉnh các chỉ thị của cấp quản lý, thực hiện công việc một cách trung thực và mẫn cán.
• Không thực hiện bất kỳ hành vi nào làm tổn hại đến danh dự, uy tín của công ty.
• Gìn giữ trật tự nội bộ, không làm ảnh hưởng đến phong kỷ chung của nơi làm việc.
• Tuyệt đối bảo mật, không tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan đến bí mật kinh doanh.

• Follow Company instructions and perform designated duties faithfully.
• Refrain from any actions that damage the reputation of the Company.
• Maintain workplace order and decency.
• Never leak any business information (confidential or personal data) to any third party.

• 就業時間中における飲酒、酒気帯び、業務に支障をきたす薬物の使用。
• 会社の設備、備品の私的流用および無断持ち出し。
• 許可なく社外の人間をオフィスに入室させる行為。
• SNS等において、会社の内部情報、顧客情報を無断で公開・発信する行為。
• 競合他社への情報提供、または社内従業員への競業企業への転職勧誘行為。
• パワーハラスメント、セクシャルハラスメント等のハラスメント行為全般。

• Sử dụng đồ uống có cồn, chất kích thích trong giờ làm việc.
• Sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty vào mục đích cá nhân khi chưa được cho phép.
• Tự ý dẫn người ngoài vào khu vực văn phòng khi chưa có sự phê duyệt.
• Tự ý đăng tải thông tin nội bộ hoặc dữ liệu khách hàng lên mạng xã hội.
• Cung cấp thông tin mật cho đối thủ cạnh tranh, hoặc lôi kéo nhân sự chuyển việc.
• Tất cả các hành vi quấy rối dưới mọi hình thức.

• Drinking alcohol or using drugs during working hours.
• Misappropriating company facilities or equipment for personal use.
• Allowing unauthorized outsiders into the office.
• Unauthorized publication of company information or customer data on SNS.
• Providing information to competitors or soliciting employees to switch to rival companies.
• All forms of workplace harassment.

• 特定商取引法に基づく表記義務・明示義務を必ず履行すること。
• 商品説明は事実に基づき正確に行い、誇大広告や虚偽記載を行わないこと。
• 販売価格、手数料、キャンセルポリシーを明確に顧客に提示すること。
• 顧客からの問い合わせには、営業日基準で必ず24時間以内に回答をすること。
• 会社が公式に定めたSOPおよびセールスクリプト以外のセールストークを使用しないこと。

• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hiển thị thông tin theo Luật Giao dịch Thương mại Đặc định của Nhật Bản.
• Thông tin mô tả sản phẩm phải dựa trên sự thật; nghiêm cấm quảng cáo thổi phồng hoặc sai sự thật.
• Hiển thị rõ ràng về giá bán, phí dịch vụ và chính sách hủy/đổi trả hàng.
• Phản hồi thắc mắc của khách hàng trong vòng 24 giờ tính theo ngày làm việc.
• Tuyệt đối tuân thủ kịch bản bán hàng và SOP do công ty phê duyệt.

• Always fulfill disclosure obligations under the Act on Specified Commercial Transactions.
• Ensure product descriptions are factual; avoid exaggerated or false advertising.
• Clearly present sales prices, fees, and cancellation policies to customers.
• Respond to customer inquiries within 24 hours on business days.
• Do not use unauthorized sales pitches outside official SOPs and scripts.

• 業務用のSNSアカウントと個人のプライベートアカウントを明確に分離すること。
• 会社の名称、ロゴ、商品画像等を、会社の事前承認なく個人SNSに流用しないこと。
• 顧客との決済や金銭のやり取りは、必ず会社が指定する公式口座および決済手段のみを使用すること。
• 個人的な代理購入の引き受け、金銭の直接受取は厳禁とする。
• ネガティブな顧客レビューへの返信は、必ず上司の指示を仰ぐこと。
• 深夜時間帯（22:00〜翌朝8:00）の顧客対応は、緊急対応を除き翌営業日に回すこと。

• Tách biệt hoàn toàn giữa tài khoản phục vụ công việc và tài khoản cá nhân.
• Không tự ý sử dụng tên công ty, logo hoặc hình ảnh sản phẩm lên trang cá nhân khi chưa được duyệt.
• Mọi giao dịch thanh toán với khách hàng phải thực hiện qua tài khoản chính thức của công ty.
• Nghiêm cấm tuyệt đối hành vi cá nhân tự ý nhận tiền mặt hoặc giao dịch ngoài hệ thống.
• Khi có bình luận tiêu cực, bắt buộc báo cáo và nhận chỉ thị từ cấp trên trước khi phản hồi.
• Tin nhắn khách hàng từ 22:00 đến 8:00 có thể xử lý vào đầu giờ sáng hôm sau.

• Clearly separate business accounts from personal private accounts.
• Do not use the Company name or logo on personal SNS without written approval.
• All financial transactions must go through the Company’s designated official accounts.
• Personal proxy purchasing or direct cash collection is strictly prohibited.
• Consult with managers before responding to negative reviews.
• Customer support from 22:00 to 8:00 should be deferred to the next morning except for emergencies.

• 顧客に対して、不当な利益供与を条件としたレビューの操作を行ってはならない。
• 悪評やクレームに対しては誠実かつ迅速に対処し、その経緯を必ず上司に報告すること。
• 競合他社を不当に貶めるような虚偽情報の投稿は全面的に禁止する。

• Tuyệt đối không yêu cầu khách hàng thao túng đánh giá hoặc tạo review giả mạo.
• Xử lý các đánh giá xấu với thái độ cầu thị và phải lập báo cáo nội bộ gửi cấp trên.
• Nghiêm cấm đăng bài bôi nhọ hoặc tung tin sai sự thật về đối thủ cạnh tranh.

• Do not ask customers to manipulate ratings or post fraudulent reviews.
• Handle bad reviews sincerely and promptly, and log an internal report with management.
• Defamation or false statements targeting rival competitors is completely prohibited.

会社は個人情報保護法に基づき、顧客および従業員の個人情報を適切に取り扱う。すべての従業員は、会社の公式ウェブサイトに公開されている「利用規約およびプライバシーポリシー」を完全に理解し、これを厳守しなければならない。

Công ty quản lý và bảo vệ dữ liệu thông tin cá nhân tuân thủ nghiêm ngặt theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản. Tất cả nhân viên có nghĩa vụ hiểu rõ và thực thi nghiêm chỉnh các cam kết bảo mật được niêm yết tại Điều khoản sử dụng và bảo mật thông tin trên Website.

The Company handles personal data appropriately based on the Personal Information Protection Act. All employees must understand and strictly implement the security commitments published under the Terms of Use and Privacy Policy on the official Website.

• 個人情報は、事前に定められた正当な業務目的の範囲内でのみ利用すること。
• 顧客の氏名、住所、電話番号、決済情報を、私的に利用・複製・外部へ転送しないこと。
• 退職後であっても、在職中に知り得た個人情報の利用・開示・漏洩を行ってはならない。

• Chỉ khai thác thông tin cá nhân trong phạm vi được cấp phép để phục vụ công việc.
• Nghiêm cấm tự ý sao chép hoặc chuyển tiếp thông tin định danh của khách hàng ra ngoài hệ thống.
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin có giá trị vô thời hạn, ngay cả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

• Personal information must only be utilized within the explicit scope of authorized business purposes.
• Do not personally use, duplicate, or transfer customer names, addresses, or billing data.
• The prohibition of disclosing personal data remains in effect indefinitely even after resignation.

Mọi hành vi truy cập, lưu trữ và thao tác dữ liệu phải tuân thủ theo Điều khoản sử dụng và chính sách bảo mật CRM của công ty.

All data operations must fully align with the authorized CRM Terms of Use and Privacy Policy.

• CRMへのアクセス権限は業務上必要な範囲内でのみ使用し、他人にアカウントを貸与してはならない。
• パスワードは定期的に変更し、第三者と共有しないこと。
• CRM内の顧客データを一括ダウンロードまたは外部へ無断エクスポートすることを厳禁とする。
• 退職時には、保有するすべての業務データを返却し、個人端末内のデータを完全に消去すること。

• Quyền truy cập vào CRM chỉ được sử dụng trong phạm vi công việc, nghiêm cấm chia sẻ tài khoản.
• Mật khẩu phải được thay đổi định kỳ và tuyệt đối không tiết lộ.
• Nghiêm cấm tự ý tải hàng loạt hoặc xuất dữ liệu khách hàng từ CRM.
• Khi thôi việc, phải bàn giao đầy đủ dữ liệu và xóa thông tin tài khoản trên thiết bị cá nhân.

• CRM access permissions are limited to the assigned scope; sharing accounts is forbidden.
• Passwords must be updated periodically and not shared with any third party.
• Bulk downloading or exporting client databases from the CRM without approval is strictly banned.
• Upon resignation, all data must be returned and personal hardware wiped under management check.

従業員は、在職中および退職後２年間、以下の会社情報を第三者に開示・提供してはならない。

Trong suốt thời gian làm việc và trong vòng 02 năm kể từ ngày nghỉ việc, nhân viên tuyệt đối không được tiết lộ các thông tin sau:

During employment and for 2 years following termination, employees must not disclose the following corporate information:

• 顧客リスト、取引先情報、各種サービスの価格体系。
• 社内SOP、マニュアル、独自の業務ノウハウ・プロセス。
• 経営情報、未公開の財務データ、将来の事業計画・戦略。
• 仕入先や外部業務委託先との契約条件・情報。

• Danh sách dữ liệu khách hàng và cơ cấu chính sách giá.
• Hệ thống tài liệu SOP nội bộ và quy trình bí mật vận hành doanh nghiệp.
• Thông tin quản trị chiến lược, dữ liệu tài chính và kế hoạch kinh doanh chưa công bố.
• Thông tin chi tiết về các nhà cung ứng và đơn vị thầu phụ liên kết.

• Client lists and service costing/pricing parameters.
• Internal SOP documentation and proprietary workflows.
• Corporate management statistics, unreleased financial data, and strategic roadmaps.
• Procurement vendor agreements and outsourced contractor information.

• パワーハラスメント（職務上の地位を背景とした威圧・侮辱行為）。
• セクシャルハラスメント（性的な言動、不快感を与える身体的接触）。
• モラルハラスメント（精神的な攻撃、職場内での孤立化を諮る行為）。
• 国籍、言語、文化的背景を理由とする差別、嘲笑、不利益な取扱い。

• Quấy rối lạm dụng quyền lực: Lợi dụng chức vụ để chèn ép hoặc xúc phạm nhân phẩm cấp dưới.
• Quấy rối tình dục: Ngôn từ thô tục hoặc hành vi tiếp xúc cơ thể không được sự đồng ý.
• Quấy rối tinh thần: Tấn công tâm lý, cô lập hoặc tẩy chay đồng nghiệp.
• Phân biệt đối xử liên quan đến quốc tịch, ngôn ngữ hoặc bản sắc văn hóa.

• Power Harassment (abuse of authority resulting in intimidation or mental insults).
• Sexual Harassment (unwelcome sexual comments or unapproved physical contact).
• Moral Harassment (psychological bullying or deliberate isolation).
• Discrimination based on nationality, language barriers, or cultural identity.

レベル	処分内容	適用基準
Mức độ	Hình thức xử phạt	Tiêu chuẩn áp dụng
Level	Disciplinary Action	Applicable Criteria
1	口頭注意	初回かつ軽微な服務規律違反行為
2	書面注意（けん責）	度重なる遅刻・不注意、または中程度の規律違反
3	減給・業務減点	会社の業務運営や損益に実害を及ぼす規律違反
4	正式警告（出勤停止）	人事記録に永年記録される重大な過失
5	懲戒解雇・契約即時解除	重大な違法行為、背任行為、または3回以上の再犯
1	Nhắc nhở, phê bình bằng miệng	Vi phạm nội quy lao động mức độ nhẹ lần đầu
2	Khiển trách bằng văn bản	Tái diễn vi phạm nhẹ hoặc vi phạm mức độ trung bình
3	Khấu trừ lương / Hạ điểm thi đua	Vi phạm gây ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành công ty
4	Cảnh cáo chính thức bằng văn bản	Sai phạm nghiêm trọng, lưu vết vĩnh viễn vào hồ sơ nhân sự
5	Sa thải / Chấm dứt hợp đồng ngay lập tức	Vi phạm pháp luật nghiêm trọng hoặc tái phạm từ lần thứ 3 trở lên
1	Verbal Warning	First-time minor disciplinary infraction.
2	Written Warning	Repeated minor negligence or moderate behavioral infraction.
3	Salary Reduction / Demerit	Infractions causing practical disruption to operational goals.
4	Official Suspension / Final Notice	Grave misconduct permanently logged in HR records.
5	Summary Dismissal / Termination	Severe illegal misconduct or repeated infractions ≥ 3 times.

• 職場における整理整頓、安全の確保、衛生管理に関する会社の指示を遵守すること。
• 業務時間中に事故や負傷が発生した場合は、直ちに管理者に報告すること。
• 過度な長時間労働や健康上の不安を感じた場合は、速やかに上司に申告すること。

• Tuân thủ tuyệt đối các quy chuẩn về an toàn lao động và vệ sinh chung tại cơ quan.
• Khi xảy ra bất kỳ sự cố chấn thương nào trong quá trình làm việc, phải lập tức thông báo cho quản lý.
• Nhân viên được khuyến khích báo cáo với cấp trên khi nhận thấy dấu hiệu làm việc quá sức.

• Comply with all Company guidelines regarding safety and wellness controls.
• If any physical injury or workplace accident materializes, immediately notify supervisors.
• Proactively file a notification with management if you encounter chronic physical exhaustion.

本規則は、日本国の労働関連法令の改正、経済情勢の変動、または会社の業務形態の大幅な変更に応じて、必要があれば改廃を行う。本規則を改廃する場合には、全従業員に対して周知を行うものとする。

Quy tắc này có thể được điều chỉnh, bổ sung hoặc bãi bỏ căn cứ theo sự thay đổi của hệ thống pháp luật hoặc điều chỉnh quy mô kinh doanh của công ty. Mọi văn bản sửa đổi sẽ được thông báo công khai đến toàn thể nhân viên.

These regulations may be amended or abolished in response to legal changes or structural re-alignments within the company. All staff will be formally notified of updates.